Archiv der Kategorie: Buchhaltungs-Ecke

In dieser Rubrik gibt es Geschichten aus dem Alltag eines Buchhalters, der sich auf die Gastronomie spezialisiert hat.

Zahlungserinnerung und Mahnung – konsequent aber mit Gefühl

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Wer von uns kennt das nicht? Die zu zahlenden Rechnungen sind höher, als das zur Verfügung stehende Guthaben …

Das geht aber nicht nur uns so. Bei Euren Gästen wurde die letzte Familienfeier doch etwas teurer, als ursprünglich geplant, oder der Firmenkunde hat gerade selbst knappe Kassen. Und dann geht das Warten auf das Geld los.

Wie reagieren Sie nun richtig auf einen Zahlungsausfall?

Die Zahlungserinnerung

Hat ein Gast im hektischen Alltag die Zahlung einer Rechnung versäumt, setzen Sie zunächst eine einfache Zahlungserinnerung bzw. ein kaufmännisches Mahnschreiben in einem höflichen Ton auf. Darin erinnern Sie ihn an die noch offene Geldforderung. Geben Sie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und den offenen Betrag in der Zahlungserinnerung an, damit der Empfänger das Schreiben zuordnen kann. Vermeiden Sie es außerdem Mahnungen durchzunummerieren. Sie suggerieren sonst, dass der Gast noch bis zum dritten Schreiben warten kann, bis er wirklich zahlen muss.
Nennen Sie im Brief außerdem eine Zahlungsfrist von sieben bis zehn Tagen als Kalendertag. (Beispiel: „Bitte zahlen Sie bis spätestens zum 11.03.2015…“) Ist bis zu diesem Zeitpunkt kein Geld überwiesen, ist Ihr Gast in Verzug.

Trotz der Zahlungserinnerung wurde keine Überweisung getätigt?

Zahlt der Gast nach der ersten Zahlungserinnerung nicht, verschicken Sie direkt ein zweites kaufmännisches Mahnschreiben. Machen Sie Ihre Ernsthaftigkeit deutlich, indem Sie keine Zeit verstreichen lassen. Haben Sie den Gast bereits in der ersten Zahlungserinnerung in Verzug gesetzt, können Sie im zweiten Schreiben gegebenenfalls Verzugszinsen berechnen und moderate Mahnkosten von drei bis fünf Euro ansetzen.
Verzugszinsen sind wie folgt geregelt:

  • Verbraucher 5% über dem Basiszinssatz
  • Geschäftskunden, öffentliche Auftraggeber 9% über dem Basiszinssatz

Im Gegensatz zum Verbraucher setzt der Verzug bei Geschäftskunden und öffentlichen Auftraggebern automatisch 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung ein. Eine Mahnung müssen Sie daher nicht verfassen, um sie in Verzug zu setzen.

Konsequenzen ankündigen und umsetzen

Weisen Sie im zweiten kaufmännischen Mahnschreiben auf konkrete Konsequenzen hin, drohen Sie jedoch nichts an! Mögliche Folgen sind zum Beispiel ein Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides beim Amtsgericht, die Einschaltung eines Anwalts oder die Beauftragung eines Inkassounternehmens. Setzen Sie eine erneute Frist von zehn Tagen als Kalendertag, achten Sie auf die Zuordenbarkeit und verschicken Sie den Brief. Erfolgt keine Zahlung, setzen Sie eine Ihrer Ankündigung um.

Richtig mahnen heißt individuell mahnen

Entgegen der gängigen Meinung ist das Versenden von drei kaufmännischen Mahnungen an den Gast nicht verpflichtend. Ist die Rechnung korrekt gestellt worden, müssen Sie noch nicht einmal eine kaufmännische Mahnung aufsetzen.
Entscheiden Sie individuell, mit welcher Dringlichkeit Sie Ihren Gast oder Geschäftskunden ansprechen wollen. Wie gut ist Ihre Beziehung zur jeweiligen Person? Macht es womöglich sogar mehr Sinn kurz anzurufen und zu fragen, ob die Zahlung übersehen wurde? Lassen Sie sich im Telefonat jedoch ein konkretes Datum nennen, bis wann bezahlt werden kann.
Je länger Sie die Sache hinziehen, desto eher glaubt der Gast, er könnte Sie mit ein wenig Widerstand von einer weiteren Verfolgung der Geldforderung abbringen. Reagieren Sie daher richtig, indem Sie konsequent und zügig mahnen. So erreichen Sie mehr als mit ausfallend formulierten Briefen.

Konsequenzen: Beauftragung eines Inkassounternehmens

Entscheidet sich der Schuldner weiterhin die Zahlung zu verweigern, können Sie jetzt ein Inkassobüro beauftragen. Greifen Sie auf unseren Erfahrungsschatz zurück, nutzen Sie uns als Puffer zwischen Ihnen und einem komplizierten Gast oder lagern Sie das außergerichtliche Mahnverfahren komplett aus. Profitieren Sie zum Beispiel von der Möglichkeit eine kaufmännische Mahnung über einen Inkassodienstleister, aber mit dem eigenen Logo versehen, versenden zu lassen.
Straetus ist das offiziell kooperierende Inkassounternehmen des DEHOGA Nordrhein und des DEHOGA Baden-Württemberg. Das Unternehmen ist spezialisiert auf Forderungsmanagement in der Gastronomie und Hotellerie.

Homepage: www.straetus.de
Mail: info@straetus.de
Ansprechpartner: Thomas Kunisch
Adresse: Siegburger Str. 233, 50679 Köln

Strategisches Management für kleine und mittlere Unternehmen – KMU

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Grundlegende Begriffserklärung – Management
beinhaltet die Planung, Durchführung und Kontrolle aller Aktivitäten von kleineren & größeren Betrieben. Eine adäquate Planung gewährleistet die optimale Durchführung von allen Aktivitäten in diesem Bereich. Eine Kontrolle ist unabdinglich um etwaige Unregelmäßigkeiten direkt aufzuzeigen und Hebelwirkungen zu implementieren.

Wie stelle ich mich grundlegend auf …

Die Grundlage des Erfolges Ihres Restaurants ist eine klare Vision. Diese darf von Ihnen auch sehr hoch angehängt werden. Um eine Vision zu Papier zu bringen sollten Sie dies, nicht zwischen Tür und Angel tun, sondern die Vision in Ruhe schriftlich ausarbeiten.
Sie drückt aus: Warum tun wir das, was wir heute tun? Wo wollen wir in fünf bis zehn Jahren stehen? In der Vision dürfen auch Expansion Ideen stehen und gesammelt werden.

Verbunden ist die Unternehmensvision mit der Unternehmensmission. Diese richtet sich aber nicht an die Mitarbeiter, sondern direkt an die Kunden / den Gast.
Sie sollen ebenfalls wissen, wofür das Restaurant / Unternehmen – nach seinem eigenen Anspruch – steht und was es für die Kunden sein will.
Die Mission drückt aus: Wie wollen wir von unseren Kunden gesehen werden? Im idealen Fall entsteht damit auch eine Identifikation des Kunden mit dem Unternehmen. Hier beginnt eine Kundenbeziehung welche zu Ihrem Vorteil genutzt wird.
Die Unternehmens – Glaubwürdigkeit ist der wichtigste Grundsatz für eine Mission und Vision.

Sie entsteht dadurch, dass

  • Mitarbeiter bei der Formulierung beteiligt sind und auch im Vorfeld geeignete Vorschläge unterbreitet haben (Stichwort: Brainstorming) Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit auf diese Unternehmensreise! Lassen Sie niemanden zurück.
  • die Mission und Vision permanent kommuniziert und von Ihnen als Führungskraft vorgelebt wird, dadurch untermauern Sie Ihre Glaubwürdigkeit und die des Unternehmens.
  • Nehmen Sie nur Ziele und ein Alltagshandeln welches zu Ihnen passt. Kopieren Sie bitte nicht eine Vision oder Mission um sich Zeit und Arbeit zu ersparen, denn das spiegelt nicht Ihre Gedankengänge und Ihr Unternehmen wider.

Gerade unter den KMU hat das Leitbild wenige Freunde – zu Unrecht, den auch Ihre Bank möchte an Ihren Gedanken teilhaben.

Im Vorfeld der Strategieentwicklung steht das Leitbild. Dieses sollte kurz und knapp formulieren, welche Ziele sich das Unternehmen für die längere Frist steckt (5 – 10 Jahre), welche Werte das Unternehmen vertritt, und wo seine Stärken liegen. Das Erstellen eines Leitbildes lohnt sich gerade für Klein- und Mittelunternehmen – doch die Vorbehalte diesem doch eher abstrakt formulierten Dokument gegenüber sind vielfältig, warum eigentlich?

Vorurteil Nummer eins: „Unrealistisch“ nicht wirklich

„Im Leitbild kann man lesen, was die Organisation nicht ist“, hört man manchmal bis sehr oft. Das ist übertrieben, aber auch nicht ganz falsch. Denn ein Leitbild, das nur Tatsachen beschreibt, verfehlt seinen Zweck. Ein Leitbild soll zeigen, in welche Richtung sich das Unternehmen entwickeln will. Es geht um Visionen, die vielleicht gegenwärtig noch utopisch erscheinen, aber längerfristig gesehen realistisch sind.

„Papierkram“ – ja aber es lohnt sich

„Leitbilder verschlingen zuerst viel Papier und Zeit, um danach in Schreibtischladen zu landen“, heißt es weiter. Es stimmt, dass die Entwicklung eines Leitbildes, wenn man es ernst meint, viel Zeit erfordert und viele Ressourcen bindet. Schließlich geht es dabei um niedergeschriebene Visionen und Wertvorstellungen. Diese sollten nicht nach kurzer Zeit wieder überholt sein, sondern für längere Zeit gelten. Deshalb ist es wichtig diese immer wieder zu überprüfen, stimmt das niedergeschriebene noch mit unserem „tun & handeln“ überein.

„Marketing-Gag“ – nein ! aber man kann es zu Marketing Zwecken einsetzen

„Leitbilder wahren den Schein nach außen. Für die Abläufe im Betrieb sind sie bedeutungslos.“ Diese Ansicht ist auch unter Führungskräften sehr verbreitet. Dahinter steckt der Gedanke, die Konsumenten seien durch Werbung ohnehin so beeinflussbar, dass die tatsächliche Leistung gar nicht mehr so kritisch bewertet wird. Vor allem bei Kleinbetrieben ist ein solches Vorgehen zum Scheitern verurteilt. Was zählt, sind Preis und Leistung – und wenn dann noch vor dem Kauf versprochenes danach nicht gehalten wird, ist das so wirksam wie Negativwerbung.

„Chefsache“ – nein nicht nur ! alle müssen dies kennen und leben sowie erleben, erst dann entfaltet es sich zu einem wirklichen Leitbild

„Das Leitbild kennt nur der Chef, alle anderen interessieren sich ohnehin nicht dafür.“ Dem ist leider oft so, allein, Sinn macht es nicht. Wenn schon nicht, wie erwünscht, die Mitarbeiter bei der Erstellung des Leitbilds eingebunden sind, sollten sie wenigstens wissen, was seine Kernaussagen sind und wie sie selbst zu der Erarbeitung dieser Ziele beitragen können. Andernfalls ist das Leitbild tatsächlich nicht mehr als ein Stück Papier, für das unnötig Ressourcen verschwendet wurden.

Merke: Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit! Lassen Sie niemanden zurück.

Die Strategie ist eine Ökonomie der Kräfte.
Carl Philipp Gottfried von Clausewitz
(1780 – 1831), preußischer General, Militärtheoretiker und Schriftsteller

Das heißt nicht, dass ein KMU in den Krieg zieht, nur veranschaulicht dieses Zitat, wie ich finde, die bisherigen Aussagen sind mehr als treffend und zielsicher.
Aufbauend kann nun eine Marketingstrategie entwickelt werden, aber was genau ist ein Marketingplan:
Ein Marketingplan ist ein Dokument, das alle notwendigen Aktionen und Maßnahmen enthält, um spezifische Marketingziele zu erreichen. Darüber hinaus enthält der Marketingplan auch Informationen und Hintergründe, die die Aktionen und Maßnahmen begründen und erläutern.
Ein Marketingplan kann für ein einzelnes Produkt, eine Dienstleistung, eine Marke oder eine Produktlinie erstellt werden. Er kann zeitlich auf ein oder mehrere Jahre ausgerichtet sein. Ein Marketingplan kann auch Teil eines Geschäfts- oder Businessplans sein.
Grundlage für einen Marketingplan sind klare Marketingziele und Marketingstrategien, die ebenfalls im Marketingplan erläutert werden können. Marketingplanung ist der Prozess zur Erstellung eines Marketingplans und seine regelmäßige Anpassung

Welche Fragen sollten in einem Marketingplan beantwortet werden:

  • Wo stehen wir heute?
  • Warum stehen wir da?
  • Was sind unsere Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken?
  • Wer sind unsere Mitbewerber?
  • Wo wollen wir hin?
  • Wie kommen wir da hin?
  • Wie positionieren wir uns?
  • Welche Ressourcen benötigen wir?
  • Wie muss ich meine Produkte gestalten, um erfolgreich zu sein?
  • Sind meine Preise wettbewerbsfähig?
  • Wie kommen meine Produkte zum Kunden und wie bleiben diese positiv in den Köpfen meiner Kunden?
  • Wie sieht die Marketing-Kontrolle aus?

Dieser Artikel stammt von ©Thomas Erland Michalski –Vision / Mission / Leitbild (Teil 1)

Buchhalter im Interview – Florian Grabe von special! b KG

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Gastronomie Geflüster: Können Sie mir beschreiben, was Sie machen?

special! b KG:
Wenn ich heutzutage ein Restaurant oder ein Hotel führe, bin ich ein Unternehmer. Die Menge an Freizeit über die ich verfüge, meine Kontostände, die Gast- und Mitarbeiterzufriedenheit, die Qualität der Unternehmens- Prozesse, die Höhe der Reibungsverluste innerhalb der Abläufe meines Unternehmens sind wichtige Messgrößen meines Erfolges. Diese spiegeln mein Denken und Handeln sehr genau und finden sich in meinen Zahlen, meiner Buchhaltung eins zu eins wieder. Und genau hier liegt die wichtigste Herausforderung. Wir helfen den Menschen ihren Blick auf das Ganze, sprich ihr Unternehmerdasein zu schärfen um ihre Lebensziel besser zu definieren oder nicht aus den Augen zu verlieren um bessere Ergebnisse für sich persönlich und ihr Unternehmen zu erreichen. Somit sind wir da ein Stück weit außergewöhnlich.

G. G.: Was ist der Unterschied zwischen Ihnen und einem Steuerberater?

special! b KG:
Buchhaltung kann ja jeder Unternehmer heutzutage in jeder Preislage an jeder Ecke einkaufen und jeder Buchhalter, Steuerfachangestellte, Steuerfachwirt und Steuerberater kann dies sicher mehr oder weniger fehlerfrei, für viel oder wenig Geld anbieten.
Unsere spezielle Dienstleistung mit der Tätigkeit eines Steuerberater zu vergleichen ist nicht sinnvoll weil wir ein Ziel verfolgen welches der Steuerberater nicht tut. Was wir machen ist weit mehr als nur Buchhaltung. Wir erstellen die Zahlen nicht nur erstklassig für unsere Kunden, sondern tauchen darüber hinaus ganz tief in die persönlichen und geschäftlichen Abläufe des Unternehmens ein. Aus den daraus gewonnen Erkenntnissen können wir viel detaillierter unsere weitere Arbeit mit dem Kunden planen.

Wir koppel ein perfekt ausgeklügeltes System welches zur Optimierung des Umsatz-Gewinn-Verhältnisses dient, mit überdurchschnittlich viel Empathie um so Brücken zu schlagen zwischen allem was Buchhaltung, Finanzamt und Co mit sich bringen. Wir helfen dem Gastronomen sein Bedürfnis nach höherer Zufriedenheit, größerer Sicherheit, mehr Zeit und einer optimalen Lebens-Arbeits-Balance mit steigenden Gewinnen zu realisieren.

G. G.: Welche Aufgaben übernehmen Sie?

special! b KG:
Alles was mit seinem Zahlenwerk zu tun hat. Wir erstellen die klassische Buchhaltung und Lohnbuchhaltung, fertigen Rentabilitäts- und Liquiditätsanalysen an, führen Geldflussrechnungen durch und beraten unsere Kunden bei der Gründung oder in Krisensituationen.
Redaktion: Brauche ich Sie zusätzlich zu meinem Steuerberater oder können Sie diesen ersetzen?
special! b KG: Unsere Mandanten brauchten sich nicht zwischen uns und ihrem Steuerberater entscheiden. Das ist auch nicht das Kriterium. Zu uns kommen Sie, wenn Sie mehr für sich und ihr Unternehmen erreichen wollen. Wir haben in unserem Konzept Steuerberater und Steuerfachanwälte, die sehr exzellente Arbeit tun.

G. G.: Warum haben Sie sich als Zielgruppe die Gastronomie ausgesucht?

special! b KG:
Die Gastronomie ist eine wirklich große Herausforderung, weil sie so komplex ist und wir haben sie uns nicht ausgesucht, sie hat eher uns ausgesucht.

G. G.: Sie möchten in Zukunft regelmäßig Artikel auf Gastronomie Geflüster veröffentlichen. Welche Themen werden Sie behandeln?

special! b KG:
Wir werden zukünftig hier über die ganz alltäglichen unternehmerischen Herausforderungen der Gastronomen/Hoteliers berichten und dazu Lösungsansätze bieten.

G. G.: Was geben Sie dem Gastronomen, das er woanders nicht bekommt?

special! b KG:
Oftmals verstehe wir nicht, wenn uns unser Rechtsanwalt, unser Arzt oder unser Steuerberater etwas von seinem Fachbereich erzählt? Genau hier liegt unser Ansatz. Wir paaren ganz klar vorausschauendes Denken und Feingefühl mit Fachkompetenz. Wir nehmen uns die Zeit unseren Kunden zuzuhören, sie kennen zu lernen, in ihrer Sprache zu sprechen und lösen dann mit ihnen gemeinsam die anstehenden Herausforderungen und Probleme mit Sachverstand. Unsere gemeinsam erarbeiteten Lösungsansätze und Lösungswege besprechen und coachen wir in seiner Sprache, damit wir sicher sind das wir verstanden wurden. Wir bleiben immer an der Seite unseres Kunden, egal was kommt. Wir wissen einfach, das gesehen noch lange nicht verstanden heißt und verstanden noch lange nicht umgesetzt bedeutet. Das Ego unseres Kunden ist uns wichtiger als unser eigenes. Das ist oft im B2B nicht so. Darum gibt es viel schlechte Beratung.

G. G.: Was liegt Ihnen besonders am Herzen?

special! b KG:
Das unser System, unsere Arbeit und unsere Firma dem Hotelier und oder dem Gastronomen eine Basis bietet, auf der er seine Unternehmer-Persönlichkeit, seine Entwicklung und nicht zuletzt seine Einstellung stärken kann, um sich selbst dahin zu entwickeln, wohin er hin will und um all die täglich anfallenden unternehmerischen Herausforderungen bestens meistern zu können.

Vielen Dank Herr Grabe für die Beantwortung der Fragen.

Buchführung – ungeliebt, jedoch sehr wichtig!

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Ein Gastartikel, verfasst von Florian Grabe / special! b KG

Verdienen Sie richtig Geld mit Ihrer Gastronomie!?

Fragt man einen erfolgreichen Gastronomen nach seiner Motivation, bekommt man regelmäßig die Antwort: „Die Gastronomie ist eine Lebenseinstellung.“ Und dies zu recht! Denn es muss schon eine Menge Spaß machen, jeden Tag auf`s Neue bis zu 16 Stunden in der Küche oder im Service zu stehen. In Saisonzeiten 7 Tage die Woche, und das Monate lang. Man fragt sich: „Wofür machen das fast alle Vollblut-Gastronomen?“

„Allem voran, weil der Gastronom oft ein Entertainer ist, es Ihm Spaß macht seine Kreativität  auszuleben und natürlich danach die Zufriedenheit und Begeisterung bei den Gästen zu erleben“, sagt Florian Grabe von der special! b KG.

Nur der Spaß an der täglichen Arbeit reicht nicht aus. Natürlich ist es schön, Spaß bei der Arbeit zu haben, allerdings sollte der Gastronom immer im Blick haben, dass er gewinnorientiert arbeiten muss. Und genau hier besteht bei vielen Gastronomen reichlich Entwicklungspotential in der Unternehmensführung. Es wird tagtäglich im Kerngeschäft die volle Power gegeben, doch in vielen Fällen reichen die Einnahmen nicht einmal aus um pünktlich alle Kosten zu decken. Von Gewinnen ist man da weit entfernt.

Was hindert nun aber viele Gastronomen ihr Unternehmen profitabel zu führen?

Grabe von special! b KG: „Es liegt oftmals nicht am Einsatzwillen, viel mehr an der gewachsenen Vielfalt der Anforderungen. Das erfordert mehr Überblick auch über die eher unliebsamen Dinge, wie z.B. der Buchführung. Kompensiert wird der mangelnde Überblick über das Gesamtgeschehen mit mehr Manpower in den Bereichen, in denen sich der Gastronom sicher fühlt. Er kümmer sich mehr um die Bereiche, die er beherrscht um sich von den unliebsamen Bereichen ein Stück weit abzulenken. Das ist aus meiner Sicht der Kardinalfehler. Ein Gastronom hat, wie jeder andere Unternehmer, Aufgaben im Management. Er fungiert als Fachmann und ist Unternehmer. Damit muss er in allen Bereichen tätig sein. Entweder selbst oder als Führungskraft über andere.“

Wer sich als „Fachmann“ sieht und exzellente Arbeit in der Küche oder im Service verrichtet, vergisst oft den kaufmännischen Teil, welcher genauso existentiell ist um ein Unternehmen in der Gewinnzone zu betreiben. Dies fängt oft bereits an der Basis, der Buchhaltung an. Wenn diese vernachlässigt wird, ist ein Unternehmen führungslos!

Es wird im Blindflug gewirtschaftet, was mittelfristig zum Kollaps führt und letztendlich in die Insolvenz. Dieses Szenario beobachten wir täglich am Markt. Es wird dem Thema nicht die nötige Aufmerksamkeit geschenkt, statt dessen wird es dem Steuerberater überlassen, um es vom Tisch zu haben. Dies bedeutet jedoch, Management per Abdankung und solch ein unternehmerisches Fehlverhalten kostet oft sehr viel Geld.

Dabei ist es heutzutage eine Kleinigkeit den kaufmännischen Teil so zu erledigen, dass ein Unternehmen Gewinne macht. Die Fragen, die ich den Gastronomen stets stelle, ist: „Wie viel Aufmerksamkeit haben Sie in der letzten Zeit der Rentabilität Ihres Geschäfts gewidmet und wie setzten Sie Ihren Steuerberater in Ihrem Unternehmen ein?“ Viele antworten nur ausweichend: „Ich bin zufrieden und es läuft alles.“ Doch unsere Erkenntnisse am Markt zeigen anderes.

Die beratende Tätigkeit eines Steuerberaters schwindet mit immer komplexer werdenden Steuersystem und vor diesem Hintergrund ist es wichtig schnellstmöglich zu handeln. Denn nur wer sein Unternehmen in allen Bereichen, also sowohl im operativen Geschäft (Service/Küche) als auch im kaufmännischen und buchhalterischen Bereich ordentlich aufstellt, kann sich langfristig am Markt behaupten. Der unternehmerische Erfolg beginnt mit einer fachmännischen Buchhaltung in ihrer Gastronomie oder Hotellerie. Zum Beispiel bei der special! b KG

Bild: hogapr