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Dienstplanung – leicht gemacht

DienstplanungVom kleinen Familienrestaurant im Dorf bis hin zur internationalen Hotelkette kann die Dienstplanung – leicht gemacht eingesetzt werden. Er ist als Einzelplatzversion wie auch als Netzwerkversion für mehrere tausend Mitarbeiter einsetzbar. Das Programm hat den Zweck, die Einsatzplanung der Mitarbeiter zu optimieren und damit Kosten zu sparen. Das heißt, Mitarbeiter tatsächlich dann einzusetzen, wenn sie gebraucht werden, ohne dabei aus dem „Bauchgefühl“ heraus planen zu müssen. Aus einem gefühlsmäßigen Sicherheitsdenken heraus, doch ´lieber mal´ einen Personalpuffer zu haben, resultieren oft Kosten, die man nur ungenau beziffern kann und die bei etwas mehr Transparenz ein sinnvolles Einsparpotenzial bedeuten. Denn bei einem Gesamtkostenanteil für das Personal – der branchenüblich zwischen 30% und 40% liegt – können hier bereits geringfügige Planungsverbesserungen im Bereich von zwei oder drei Prozent, spürbar Kosten senken. In der Regel amortisieren sich die Gesamtkosten für die Einführung der Dienstplanung – leicht gemacht in wenigen Monaten.
Für Unternehmen bis zu zehn Mitarbeitern, bietet die „Customer in Focus“ eine Freeware-Version an, mit der eine Planung bis maximal zehn Mitarbeitern in vollem Umfang möglich ist. Firmeninhaber Dirk Schirmer sieht das als einen Beitrag, den mittelständischen Betrieben, die unter einem enormen Kostendruck stehen, zu unterstützen. Schirmer: „Da ist absolut keinerlei Haken dran und, das Programm kann gerade im kleineren Betrieb auf Grund der Struktur durch ´learning by doing´ auch ohne Schulungen genutzt werden. Wer dazu noch Serviceleistungen in Anspruch nehmen möchte, bekommt preiswerte Angebote, die sich gut rechnen lassen.

 AUFGETISCHT 

Stellt man sich grafisch ein vereinfachtes Einsatzprofil für die Mitarbeiter für den Personaleinsatz vor, dann wird schnell deutlich, wie bei unzureichender Planung sehr schnell entweder unnötiger Leistungsdruck oder Leerlauf für die Mitarbeiter entstehen können, was einerseits Nerven und andererseits Geld kostet. Bei einer realistischen und umsatzorientierten Planung, sinkt das Risiko, Kapazitäten falsch vorzusehen. Der reduzierte Druck trägt zu einem ausgeglichenen und stabileren Arbeitsfluss bei und fördert die Servicequalität. Schirmer: „Mitarbeiter, die im ´grünen Bereich´ arbeiten, zeigen naheliegenderweise weniger Stresssymptome, als die, die froh sind, sich endlich in den Feierabend zu retten, weil sie überlastet sind. Das sorgt dann auch für eine entspannte Atmosphäre im Umgang mit dem Kunden.“ 

 STRUKTURIERUNG, PLANUNG UND UMSETZUNG

Dienstplanung – leicht gemacht legt für jeden Mitarbeiter ein individuelles Profil an, das alle relevanten Einflüsse abbildet, sowie auch persönliche Bedingungen, wie beispielsweise mögliche wöchentliche oder tägliche Einsatzzeit. Selbstverständlich kann am Anfang eines Jahres auch die Jahresurlaubsplanung vorgenommen werden, so dass diese automatisch in den Dienstplänen erscheint. Dadurch reduzieren sich die heute noch oft zu erlebenden Fehlplanungen wie Doppelbesetzung oder die nicht registrierte Urlaubsabwesenheit, weil diese oft nur auf einem Zettel notiert wurden. Aber auch beim Einsatz der Azubis in den verschiedenen Bereichen eines Betriebs oder den Zeiten der Abwesenheit in der Berufsschule oder Fortbildungen, gibt die Dienstplanung- leicht gemacht Planungsstabilität.
In der Praxis bedeutet das, man plant zum Beispiel für eine Woche zu bestimmten Uhrzeiten den Umsatz und die auszubringende Leistung. Eine Tätigkeit, die sich naheliegenderweise in hohem Maße aus der beruflichen Erfahrung des Betreibers und des Teams ergibt und naturgemäß so von keiner Software übernommen werden kann. Da es sich eindeutig um eine „Vorwärtsplanung“ und um keine simple Übertragung der Vergangenheit auf die Zukunft ist, lässt sich das mit ´künstlicher Intelligenz nur unzureichend planen. Die Basis der vorhandenen, realen Daten – die aus der Vergangenheit stammen – können lediglich als eine Vorausabschätzung dienen, die durch die Erfahrung der Beteiligten verfeinert und umgesetzt wird. Man kann aber mit Hilfe der bereits vorhandenen Aufzeichnungen im System, die sowohl die ursprüngliche Planung wie auch die erreichten Zahlen enthalten, die Beurteilung der Planung schneller strukturieren. Das System ist auch dazu geeignet, Nachwuchskräften dabei zu helfen, schneller ein richtiges Gespür für die Arbeit und deren Einzelabläufe zu erlangen. Klar ist jedem, dass der Umsatz, somit die Leistungsausbringung stimmen muss. Auf Basis der mit dem System geplanten Leistungsausbringung wird eine Produktivitätsvorgabe für den Betrieb erstellt, die eine wirkungsvollere Mitarbeitereinteilung ermöglicht. Zusammen mit den hinterlegten Kriterien wie der Einsatzfähigkeit, werden die tatsächlich verfügbaren Mitarbeiter eingeteilt und gleichzeitig die innerbetrieblichen Kosten für die Einsatzzeiträume errechnet.

 REALITÄT

Viele Zusammenhänge und Fakten werden objektiviert, ohne aber dabei die Kreativität der Menschen einzuschränken. Das, was oft der Bauch entscheidet, wird in seinen Zusammenhängen und Zahlen deutlicher und man kann es durch die Systematisierung verbessern und die Gedanken für andere Dinge wie beispielsweise Marketingmaßnahmen oder Aktionen nutzen. Übrigens ein Element, dass die Dienstplanung – leicht gemacht auch abbilden kann. Auf Basis der hinterlegten Zahlen der Vergangenheit kann man eine Analyse durchgeführter Aktionen, wie die Einführung neuer Speisen oder Getränken genauer betrachten und für die nächste Aktion verfeinern, „ohne das Rad immer wieder aufs Neue erfinden zu müssen“, so Schirmer.


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