Zahlungserinnerung und Mahnung – konsequent aber mit Gefühl

Wer von uns kennt das nicht? Die zu zahlenden Rechnungen sind höher, als das zur Verfügung stehende Guthaben …

Das geht aber nicht nur uns so. Bei Euren Gästen wurde die letzte Familienfeier doch etwas teurer, als ursprünglich geplant, oder der Firmenkunde hat gerade selbst knappe Kassen. Und dann geht das Warten auf das Geld los.

Wie reagieren Sie nun richtig auf einen Zahlungsausfall?

Die Zahlungserinnerung

Hat ein Gast im hektischen Alltag die Zahlung einer Rechnung versäumt, setzen Sie zunächst eine einfache Zahlungserinnerung bzw. ein kaufmännisches Mahnschreiben in einem höflichen Ton auf. Darin erinnern Sie ihn an die noch offene Geldforderung. Geben Sie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und den offenen Betrag in der Zahlungserinnerung an, damit der Empfänger das Schreiben zuordnen kann. Vermeiden Sie es außerdem Mahnungen durchzunummerieren. Sie suggerieren sonst, dass der Gast noch bis zum dritten Schreiben warten kann, bis er wirklich zahlen muss.
Nennen Sie im Brief außerdem eine Zahlungsfrist von sieben bis zehn Tagen als Kalendertag. (Beispiel: „Bitte zahlen Sie bis spätestens zum 11.03.2015…“) Ist bis zu diesem Zeitpunkt kein Geld überwiesen, ist Ihr Gast in Verzug.

Trotz der Zahlungserinnerung wurde keine Überweisung getätigt?

Zahlt der Gast nach der ersten Zahlungserinnerung nicht, verschicken Sie direkt ein zweites kaufmännisches Mahnschreiben. Machen Sie Ihre Ernsthaftigkeit deutlich, indem Sie keine Zeit verstreichen lassen. Haben Sie den Gast bereits in der ersten Zahlungserinnerung in Verzug gesetzt, können Sie im zweiten Schreiben gegebenenfalls Verzugszinsen berechnen und moderate Mahnkosten von drei bis fünf Euro ansetzen.
Verzugszinsen sind wie folgt geregelt:

• Verbraucher 5% über dem Basiszinssatz
• Geschäftskunden, öffentliche Auftraggeber 9% über dem Basiszinssatz

Im Gegensatz zum Verbraucher setzt der Verzug bei Geschäftskunden und öffentlichen Auftraggebern automatisch 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung ein. Eine Mahnung müssen Sie daher nicht verfassen, um sie in Verzug zu setzen.

Konsequenzen ankündigen und umsetzen

Weisen Sie im zweiten kaufmännischen Mahnschreiben auf konkrete Konsequenzen hin, drohen Sie jedoch nichts an! Mögliche Folgen sind zum Beispiel ein Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides beim Amtsgericht, die Einschaltung eines Anwalts oder die Beauftragung eines Inkassounternehmens. Setzen Sie eine erneute Frist von zehn Tagen als Kalendertag, achten Sie auf die Zuordenbarkeit und verschicken Sie den Brief. Erfolgt keine Zahlung, setzen Sie eine Ihrer Ankündigung um.

Richtig mahnen heißt individuell mahnen

Entgegen der gängigen Meinung ist das Versenden von drei kaufmännischen Mahnungen an den Gast nicht verpflichtend. Ist die Rechnung korrekt gestellt worden, müssen Sie noch nicht einmal eine kaufmännische Mahnung aufsetzen.
Entscheiden Sie individuell, mit welcher Dringlichkeit Sie Ihren Gast oder Geschäftskunden ansprechen wollen. Wie gut ist Ihre Beziehung zur jeweiligen Person? Macht es womöglich sogar mehr Sinn kurz anzurufen und zu fragen, ob die Zahlung übersehen wurde? Lassen Sie sich im Telefonat jedoch ein konkretes Datum nennen, bis wann bezahlt werden kann.
Je länger Sie die Sache hinziehen, desto eher glaubt der Gast, er könnte Sie mit ein wenig Widerstand von einer weiteren Verfolgung der Geldforderung abbringen. Reagieren Sie daher richtig, indem Sie konsequent und zügig mahnen. So erreichen Sie mehr als mit ausfallend formulierten Briefen.

Konsequenzen: Beauftragung eines Inkassounternehmens

Entscheidet sich der Schuldner weiterhin die Zahlung zu verweigern, können Sie jetzt ein Inkassobüro beauftragen. Greifen Sie auf unseren Erfahrungsschatz zurück, nutzen Sie uns als Puffer zwischen Ihnen und einem komplizierten Gast oder lagern Sie das außergerichtliche Mahnverfahren komplett aus. Profitieren Sie zum Beispiel von der Möglichkeit eine kaufmännische Mahnung über einen Inkassodienstleister, aber mit dem eigenen Logo versehen, versenden zu lassen.
Straetus ist das offiziell kooperierende Inkassounternehmen des DEHOGA Nordrhein und des DEHOGA Baden-Württemberg. Das Unternehmen ist spezialisiert auf Forderungsmanagement in der Gastronomie und Hotellerie.

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Ansprechpartner: Thomas Kunisch
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